Contoh Informasi Jasa Pos

Kemajuan yang sangat pesat dibidang teknologi, terutama di bidang Teknologi Informasi Computer, dalam hal ini Informasi Jasa Pos, telah mendorong munculnya inovasi baru dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi.

Sebagai alat bantu, computer juga memiliki kelebihan, di anataranya kecepatan, keakuratan, serta efisiensi dalam pengolahan data bila di bandingkan dengan secara manual. Computer menciptakan persaingan yang ketat antar perusahaan. Desain setiap instansi perusahaan harus  mengikuti perkembangan teknologi.

Di samping salah satu fungsi pelayanan, system informasi data hadir untuk memenuhi tuntutan manajemen. System informasi data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi serta dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat, dan akurat.

Dalam instansi perusahaan, khususnya pengiriman barang , selalu membutuhkan system untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat, serta kembali, serta menyalurkan informasi.

Salah satu contoh pengolahan data yang dilakukan pada intstansi pengiriman barang adalah pengolahan nilai dan data pengiriman meliputi:

1. input data pengiriman.

2. input data barang

3. input petugas.

4. login petugas.

Input diatas kemudian diproses kemudian menghasilkan output sebagai berikut:

1. laporan data untuk pengirim

2. laporan untuk petugas.

3. print untuk barang

II. DEFINISI MASALAH

Pengolah data berperan penting sebagai sumber informasi dalam sebuah perusahaan untuk menjalankan operasionalnya. Selama ini, pengolahan data pengiriman barang masih dilakukan secara manual dan belum dilakukan secara optimal.

Berdasarkan gambaran umum yang kami kemukakan di atas, permasalahan yang adalah sebagai berikut:

1. tuntutan perusahaan untuk memperoleh kecepatan dan ketepatan informasi yang disediakan, mengingat

    kondisi dan keadaan lingkungan internal perusahaan yang melakukan pengolahan data dalam jumlah besar

   dan dalam waktu terbatas. Dengan demikian, ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan dalam pengolahan

   data, yaitu:

a. bagaimana memberikan laporan bagi pengirim (konsumen)

b. bagaimana memproses data pengiriman barang dengan cepat dan akurat.

c. Bagaimana konsumen bisa tau barang yang dikirim sampai tempat mana.

2. penggunaan cara lama yang masih bersifat manual.

III. ANALISA KELEMAHAN SISTEM LAMA

Analisa terhadap kelemahan system yang lama bertujuan untuk menunjukan apa saja yang tidak optimal dalam system tersebut yang dapat di identifakasi dan dieveluasi melalui beberapa factor, yaitu pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan, dan document.

1. penilaian pekerjaan.

    a. Dalam pengiriman barang terkadang tidak tepat waktu, tergantung pada banyaknya barang yang dikirim.

    b. Lamanya pembuatan slip yang diberikan kepada konsumen guna menegetahui total bayar.

    c. Kosumen tidak bisa mengecek keberadaan barang yang dikirim.

2. penilaian keandalan.

    a. kemungkinan kegagalan pengiriman barang ada yang tidak sampai alamat tujuan.

    b. kesalahan pada perhitungan total biaya yang diberikan kepada konsumen, sehingga menimbulkan 

        kesalahan pembayaran.

3. penilaian laporan dan dokumen

    a. Sulitnya pemeiharaan arsip data yang bersifat manual dan sulitnya melakukan pencarian bila

        sewaktu-waktu data dibutuhkan.

    b. Laporan yang disajikan tidak tepat waktu.

Analisa lain yang digunnakan adalah panduan yang dikenal dengan analisa PIECES (Performance, Economy, Control, Efficiency, dan Services) diuraikan sebagai berikut:

1. performance (kinerja)

    kinerja diukur dengan jumlah layanan dan waktu tanggap (respon time). Jumlah pekerjaan yang bisa 

    diselesaikan selama jangka waktu tertentu.

Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.System lama memerlukan waktu yang relative lama saat klien memrlukan pelayanan. Misalnya saja dalam melakukan pencarian identitas barang yang bermasalah pada saat pengiriman. Petugas cargo akan memerlukan waktu yang relative lama saat harus membuka rak arsip dan mencari berkas arsip barang yang bersangkutan.

Diharapkan dengan adanya system yang terkomputerisasi ini, informasi mengenai barang tersebut dapat langsung ditemukan dalam hitungan detik. Dengan demikian volume pekerjaan yang bisa diselesaikan menjadi lebih banyakdan waktu tanggap yang diperlukan untuk mengakses data menjadi lebih cepat.

2. aspek utama dalam system yang belum terkomputerisasi menjadi perhatian utama karena informasi       

    yang ada bersifat statis dan membutuhkan waktu yang relatif lama dalam pembuatannya. Dengan system

    yang terkomputerisasi, informasi yang ada selalu up to date dan bersifat dinamis.Artinya informasi yang

   dihasilkan hanya yang diperlukan saja sehingga tercipta efisiensi dalam waktu dan biaya.

3. Economy(Ekonomi)

    Dalam suatu Perusahaan yang modern dan dinamis ditutuntut hal-hal yang bersifat efisien, terutama dalam 

    kaitan degan aspek ekonomi , agar keuntungan dan manfaat dapat dimaksimalkan.Sistem Pos manual

    membutuhkan banyak sekali sumber daya yang sebenarnya dapat dimimalisasi. Kertas-kertas arsip yang

    jumlahnya tidak sedikit sentu saja membutuh kan tempat yang besar. Belum lagi tenaga pengelola admin

    yang banyak untuk menangani data Barang dalam hal admid dan keuangan .

    Dengan system yang terkomputerisasi , masalah ketidakefisienan secara ekonomi tesebut dapat ditekan 

    serendah mungkin karna:

    a. Meminimalkan pengguna kertas

    b. Meminimalkan tempat penyimpanan Barang

    c. Tedaga pengelola yang dibutuh kan lebih sedikit karna sebagain besar pekerjan sudah diselesaikan oleh 

        sitem.

4. Control(Pengendalian)

    Di bawah pengendalian system yang terkomputrisasi, data-data dan infornasi Barang akan sangat    

    terkontrol dan teratur.

5. Efficience(Efisiensi)

    Sangat jelas bahwa dengan system yang terkomputerisasi , efisiensi akan menigkat secara signifikan.

6. Service(Layanan)

    Bidang pelayanan merupakan nilai jual utama dalam suatu organisasi. Penilaian secara umum sebuah 

    organisasi dapat dilihat dari aspek pelayanannya. Orang akan mudah tertarik denga suatu organisasi apa

    bila mereka merasa puas dengan pelayanan yang didapatnya. Oleh karna itu dengan system yang

    terkomputrisai ,kecepatan keakuratanya dalam pelanyanan akan dapat nilai lebih.

IV. ANALISA KEBUTUHAN SISTEM FUNGSIONAL

1. Pendataan Barang

    a. Admin dapat melakukan input,edit dan penghapusan data barang secara lengkap.

    b. Sitem memberikan informasi tentang identitas Pengirim,jumlah barang(tiap paket,berat dan jenis barang).

    c. Sistem dapat melakukan alokasi pengiriman.

2. Pendataan Tempat Tujuan

    a. Admin dapat melakukan input edit dan penghapusan data Tempat tujuan

    b. Sistem dapat menampilkan data dan jumlah barang tiap wilayah

    c. Sistem dapat menampilkan jadwal keberangkatan barang

3. Proses Pembayaran

    a. Admin dapat melakukan input, edit, dan peghapusan data biaya-biaya.

    b. Admin dapat mengelola Pembayaran.

    c. Sistem dapat menampilkan data total pembayaran .

4. Proses Penjadwalan

   a. Sistem dapat menjadwalkan jam pengiriman barang

   b. Sistem dapat memberikan informasi jadwal pengiriman barang tiap kota.

   c. Sistem dapat mengatur pembagian tugas jaga kepada admin

NON FUNGSIONAL

1. PERANGKAT LUNAK

Perangkat lunak atau software yang diperlukan dalam pembuatan dan pemosresan data sebagai berikut:

a. Microsoft Windows XP sebagai system oprasi

b. Mysql sebagai server database

c. Netbeans 5.5 sebagai bahasa pemogramanya

d. MS SQL 200- sebagai program DBMS.

e. MS Office untuk pembuat laporan-laporan.

f.  Serta program program lain yang mendukung system.

2. PERANGKAT KERAS

Perangkat keras yang dibutuh kan sebagi serana penunjang berupa seperangkat Personal denagan sepesifikasi sebagai berikut:

Perangkat keras lainya:

a. Kabel UTP

b. Switch/Hup

c. UPS

d. Konektor

3. BERAINWARE

Yang dibutuhkan :

a. Oprator : Bertugas mengoprasikan system yang telah dibuat, meliputi

   - Proses input data

   - Pengeditan

   - Pemeliharaan data

   - Dan pembuatan laporan

b. Teknisi : Teknisi diperlukan untuk memelihara perangkat keras da perangkat lunak yang

    - mendukung aplikasi,

    - merawat dari kerusakan ,

    - dan merawat perangkat keras.

c. Suplayer : Bertugas untuk pengecekan secara manual ,meliputi

    - Pengecekan barang digudang

    - Memilah barang sesuai kota tujuan

    - Mengantar barang

V. ANALASISA KELAYAKAN SISTEM

Kelayakan Teknisi

1. Ketersedian yang dibutuhkan

    Untuk merancang system yang baik ,dibutuhkan sarana dan perasana yang baik pula karna itu harus 

    memiliki sarana perangkat computer .terutama perangkat lunak yang bagus

2. Integrasi dengan teknologi yang sudah ada

   Teknologi yang sudah ada umunya adalah teknologi manual walaupun ada yang sedah terkomputerisasi

   sehingga tidak ada masalah dengan pengentrigerasian ini. Hal ini lebih jauh bila sudah ada sistem

   terkomputerisasi lama yang sudah berjalan dan harus diintegrasi dengan system yang baru.

3. Konversi system lama ke system dengan teknologi baru

    Sistem lama yang dilakukan dengan cara manual seluruhnya akan dilakukan dengan s ystem computer.

Kelayakan Operasi

1. Aspek teknisi

    Sistem diharapkan dapat lebih mengoptimalkan sumberdaya yang ada dengan pendfayagunaan waktu dan

    personel secara efisisen serta mampu mengurangi dari kesalahan-kesalahan.

2. Aspek Piskologis

    Sistem ini tidak membutuhkan struktur organisasi dan memiliki pegawai baru yang memiliki keahlian khusus,

    karna hanya sebagai operator . Meskipun demikian, diperlukan pelatihan untuk menjalankan dan merawat

    system agar tidak menimbulkan kekisruhan pada organisasi

Kelayakan sumber daya

Penerapan dan pengembangan sisten yang baru memebutuhkan sumber daya, khussunya SDM yang mampu mengoprasiks system tersebut .Untuk itu diperlukan bimbingan dan pelatihan untuk mengoprasika system tersebut disamping wahana pelatihan da pelasihan. Kegiatan ini juga sebagai ajang pembuktian bahwa system ini layak digungkan.

Kelayaka hukum

System yang dibuat tidak mengandung meteri yang berisi hal-hal yang melanggar hukum

V1. ARSITEKTUR SISTEM

Aplikasi yang perancangannya jaringannya mengunakan wan, yang bias diakses oleh user dimanapun. Karan system aplikasinya adalah client server database maka data dari costumer disimpan didatabase server.

Terimakasih sudah mengunjungi blog ini... :D